Die Hotlist ist zu einem der wichtigsten Instrumente geworden, um das zu zeigen, was die unabhängigen Verlage für den Reichtum, die Qualität und den Erfolg der Buchkultur im deutschsprachigen Raum leisten. Deshalb ist die Hotlist ein Wettbewerb für unabhängige Verlage mit deutschsprachigen Büchern.

Einreichende Verlage sollen über eine professionelle verlegerische und vertriebliche Struktur verfügen und jährlich mindestens zwei Titel verschiedener Autorinnen und Autoren veröffentlichen. Nicht dabei sein können konzernähnliche Verlage, Konzernverlage und Druckkostenzuschussverlage. Jeder unabhängige Verlag kann sich mit jeweils nur einem auf Deutsch erschienenen Buch (auch Übersetzungen) um einen Platz auf der Hotlist bewerben.

Zur Ausschreibung gibt es jeweils das aktuelle Einreichungsformular. Alle Einreichungen werden auf der Webseite der Hotlist mit Cover und Verlinkung zum Verlag öffentlich gemacht. Alle eingereichten Titel müssen zwischen dem 1. August des jeweiligen Vorjahres und spätestens bis zum 31. August des Ausschreibungsjahres auf Deutsch erschienen sein bzw. erscheinen. Vielfalt ist erlaubt: Lyrik, Prosa, Essays, erzählendes Sachbuch, zeitgenössische oder alte Autoren, deutschsprachige oder übersetzte Titel, das besondere Buch.
Nicht berücksichtigt werden aber: Kinderbücher, Hörbücher, reine Ratgeber oder Fachliteratur, das Geschenkbuchsegment sowie elektronische Ausgaben.

Im zweiten Schritt nominiert das Kuratorium der Hotlist aus allen Einreichungen 30 Titel, die
als Kandidaten für die Hotlist mit Leseprobe, Autoreninfo etc. präsentiert und dem Publikum in den Sommermonaten im Internet zur Wahl gestellt werden. Jeder der möchte kann mitwählen. Durch Mehrheit bei der Internetwahl kommen drei Bücher auf die Hotlist. Die sieben weiteren Titel auf der Hotlist wählt die jährlich wechselnde Jury aus den 30 Kandidaten aus. 10 Bücher unterschiedlichster Art repräsentieren jedes Jahr als „Hotlist“ die Leistung der unabhängigen Verlage insgesamt. 10 Bücher, die eindrücklich beweisen sollen, wie wichtig das Schaffen der Independents für die Buchkultur im deutschsprachigen Raum ist. Die Bekanntgabe der Liste erfolgt Anfang September.

KILLROY media hat in 2022 fristgerecht das Essay „Sediment und Sedum“ von Bernd Marcel Gonner für die Hotlist eingereicht.